On-line TÁJÉKOZTATÓ ELŐADÁS anyaga itt.

Fogadó intézmény honlapján:

• határidők ellenőrzése 
• aktuális tantárgylista tanulmányozása (vagy bekérése a fogadó Intézménytől)

Jelentkezés a fogadó intézménynél:

online jelentkezési folyamat elvégzése: kitöltési útmutató szerint vagy a partner által kapott tájékoztató szerint a határidők betartásával

Kérdések a fogadó intézményhez:

• időpontok
• szállás
• tantárgylista (ha nincs a honlapon, vagy nem egyértelmű)
• pontos érkezési – távozási idő

Sikeres jelentkezést követően: 

szakvezetői és szakkoordinátori engedély kitöltése és aláíratása 

(A sablon a letölthető dokumentumok menüpont alatt található.)

Learning Agreement (LA) kitöltése és aláíratása 

Kérjük, olvassák el a Learning Agreement kitöltési útmutatóját!
(A sablon  a letölthető dokumentumok menüpont alatt található.)

A tárgyak elfogadtatásáról szóló összefoglalót itt találják.

Szakkordinátorok listáját itt találják (ök tudnak felvilágosítást adni a szakfelelősök elérhetőségéről is)

Itthoni tanulmányok:

• aktuális félévre beiratkozni
• halasztani, passziváltatni nem lehet
• kedvezményes tanrendet (ha szükséges) időben elintézni Tanulmányi Osztályon!
  Kérelmek módjáról, beadási határidőről bővebb információ: TO/NEPTUN

Utazás előtt (kb. 1 hónappal):

- Európai Biztosítási Kártya igénylése és/vagy betegség-baleset-poggyász biztosítás megkötése

- egyszeri utazási hozzájárulási kérelem leadása az EHÖK felé (AKIK – Új-Tudástér I. emelet)
A pályázatot az EHÖK felé lehet benyújtani legkorábban a hazaérkezést követő félévben. A pályázatról a TJSZ 31./A § rendelkezik, melyet az aktuális pályázati felhívás egészít ki. A pályázatot az EHÖK írja ki minden félév elején és a https://student.sze.hu/osztondijak-palyazatok oldalon teszi közzé, valamint Neptunban is kiküldésre kerül.
belépés után: https://student.sze.hu/downloadmanager/details/id/48620/m/16718
A pályázás teljesen elektronikusan történik, nincs szükség papír alapú ügyintézésre. Pályázni a https://student.sze.hu/kulfoldi-utikoltseg-palyazat űrlap kitöltésével lehet. Az elfogadható dokumentumok listája bővült, valamint a kiutalás módja is egyszerűsödött. Ezeket mind a pályázati felhívás tartalmazza.

A Nemzetközi Irodában (NPAK) (IG 103) az ösztöndíjszerződés megkötése az elnyert támogatásról, amelyhez az alábbi dokumentumok leadása szükséges:

• mindkét intézmény által aláírt Learning Agreement leadása
• aláírt szakvezetői/szakkoordinátori engedély leadása 
• szerződéskötéshez adatok: Személyes és tanulmányi adatokkal legyen szíves kitölteni az alábbi űrlapot.

Ösztöndíj kiutalásának folyamata:

Hosszú távú mobilitás esetén az ösztöndíjat három részletben utalja ki az egyetem:

• első hónap összegét a szerződés aláírásakor
• 90 %-ig kiérkezéskor Letter of Arrival leadásával (formanyomtatvány mintája:  Letter of Arrival)
• fennmaradó 10 %-ot a mobilitás lezárásakor

Rövid távú Mobilitás esetén az ösztöndíjat egy részletben utalja ki az egyetem:

• egy összegben a szerződés aláírásakor

Szeretnénk felhívni a figyelmüket, hogy az ösztöndíj összegét a szerződés aláírásakor utalja ki az egyetem.

MÓDOSÍTÁS (pl.tantárgymódosítás/hosszabbítás) esetén egyeztetni kell a szakkoordinátorral.

A változást bejelentő (Exceptional changes to the learning agreement) Learning Agreement-en fel kell tüntetni a változásokat, az aláírt LA-t az NPAK-ba eljuttatni.

(A sablon lejjebb, a letölthető dokumentumok menüpont alatt is megtalálható.)

Szükség esetén pót sorokat is be lehet szúrni a táblázatba.

Ha bármi gond adódna, az NPAK-nak kell jelezni.

Előre nem látott események miatt a minimális 15 kredit megszerzése akadályokba ütközik, mihamarabb jelezze szakkoordinátornak a problémát, akinek az elérhetőségét itt találja meg: szakkoordinátorok  

A probléma megoldására törekszünk, bővebb információ a kiutazás utáni részben talál. 

KIVÁLÓSÁGI ÖSZTÖNDÍJ esetén:

Lehet kérvényezni: Tandíj támogatást, lakhatási támogatást, utazási támogatást.
A kiválósági ösztöndíjprogram keretében nyújtott tandíj, lakhatási és utazási támogatás elszámolása a ténylegesen felmerült költségek alapján történik, mivel célja, hogy az ösztöndíjas minden felmerülő költségét fedezze. Tekintettel a fentiekre, az ösztöndíjasnak a számára kifizetett támogatással tételesen el kell számolnia.

A támogatás felhasználásával kapcsolatban az alábbi igazoló dokumentumok megőrzése szükséges:

• Utazási támogatás esetén:

o az utazás ténylegesen felmerült költségeit dokumentáló eredeti számlák, bizonylatok, egyéb okiratokat
o utazási dokumentumok (jegy, beszállókártya stb.), amely alapján megállapítható(ak) az utazás időpontja(i)
o a támogatás kifizetését megalapozó, a hallgatóval megkötött szerződés
o a támogatás kifizetésének kapcsolódó bizonylatai

• Lakhatási támogatás esetén:

o a lakhatást nyújtó szolgáltatóval kötött szerződés másolata, amely tartalmazza a lakhatás költségeit és az igénybe vett szolgáltatás időszakát
o a lakhatással kapcsolatos kifizetések bizonylatai
o a támogatás kifizetését megalapozó, a hallgatóval megkötött szerződés
o a támogatás kifizetésének kapcsolódó bizonylatai

• Tandíj támogatás esetén

o a fogadó intézménnyel kötött, a tandíj mértékét tartalmazó szerződés
o a tandíj kifizetésének bizonylatai
o a támogatás kifizetését megalapozó, a hallgatóval megkötött szerződés
o a támogatás kifizetésének kapcsolódó bizonylatai

VIS MAIOR esetén:

                     
Amennyiben a projekt lebonyolítása során vis maior eset merül fel, a hallgató a Széchenyi István Egyetemet hivatalos levél formájában haladéktalanul tájékoztatni kell annak természetéről, várható időtartamáról és előre látható hatásairól. (E-mail: exchange@sze.hu e-mail címre.)
Vis maior helyzetre vonatkozó kérelmekről egyedi elbírálás során dönt a SZE.
Amennyiben egy résztvevő vis maior miatt megszakítja a mobilitását, és a tervezettnél hamarabb hazatér, így nem tudja teljesíteni az előírt minimális mobilitási időtartamot, a helyzetet pontosan feltáró kérvényt, igazoló mellékleteket, illetve a teljesített időtartamra vonatkozó igazolást kell az intézményi koordinátorához benyújtania.

Szükséges dokumentumok:

• Letter of participation” aláíratása a fogadó intézménnyel (ez a dokumentum a tanulmányi időszakot igazolja)
  
• „Certificate/Transcript of records” leadása (ez a dokumentum a teljesített tárgyakat tartalmazza a megszerzett eredményekkel, kreditekkel)

A Transcript of Records dokumentumot általában a fogadó intézmény a saját sablonja alapján állítja ki. Amennyiben nem lenne ilyen sablon, a Learning Agreement After the Mobility része felel meg a Transcript-nek, tehát ezt tudják használni.

• Kreditelismerés:

Minden külföldi tanulmányi időszak – ideértve a szakmai gyakorlatot és nem ideértve a friss diplomás szakmai gyakorlatot – részét kell, hogy képezze a hallgató bármely tanulmányi ciklus keretében történő, oklevélszerzésre irányuló tanulmányi programjának. A hallgatói mobilitás ideje alatt végzett tevékenységet a küldő intézménynek el kell fogadnia, és teljes mértékben meg kell feleltetnie a tantervi struktúrának, a hallgatói mobilitás idejét tekintve arányos jelleggel.

A kredit elfogadási formanyomtatvány segíthet az esetleges problémák kezelésében, például ha egy 8 kredites külföldi tantárgyat kell elismerni, vagy az önkéntes szakmai gyakorlatot beszámítani. Kérjük, az alábbi formanyomtatványt töltsék ki, amelyet a tantárgyért felelős oktató, a szakfelelős, vagy exchange szakkoordinátorok írhatnak alá.

A formanyomtatvány alább letölthető

kredit elfogadás - hallgatói hosszú és rövid távú tanulmányi mobilitás
kredit elfogadás - rövidtávú mobilitás
kredit elfogadás - szakmai gyakorlat

• egyéni, képes beszámoló elkészítése a weboldalra, kiadványba.

Kötetlen formában várjuk a beszámolókat, akár képekkel, akár azok nélkül. Az elkészült anyag lehet Word-dokumentum, ppt, blogbejegyzés vagy videó formátumú.

A beszámolóban bármilyen olyan témát szívesen látunk, amelyet megosztanának a többi kiutazóval, vagy azokkal, akik a mobilitás megkezdését tervezik. Célunk, hogy az anyagok inspirációt és hasznos információkat nyújtsanak az érdeklődők számára.

• kötelező beszámoló kitöltése (A tartalom elkészítése folyamatban van, szíves türelmüket kérjük.)
• utazási számla ellenében felvehető támogatás elszámolása az EHÖK-nél
  
  

Ha nem sikerült megszerezni a min. 15 kreditet, kérjük az alábbiak szerint járjon el:

   1. lépés: azonnal jelezni a problémát a NPAK-nak az exchange@sze.hu e-mail címen.
   2. lépés: azonnal jelezni a problémát a szakkoordinátornak, akinek az elérhetőségét itt találja meg: szakkoordinátorok  

                  A szakkoordinátor az adott helyzettől függően és saját belátása szerint állapíthatja meg az alábbi szankciókat:

                              - Igazolás kérés az aktív óralátogatásról
                              - Összefoglaló tanulmányok leadása az adott tárgy tartalmáról
                              - Összefoglaló leadása a nemzetközi mobilitásról
                            - Aktív önkéntes hallgatói munka a mobilitás promóciója, nemzetközi hallgatók asszimilációja érdekében.