1. Hálózati együttműködések keretén belüli mobilitások
A CEEPUS program a hálózatokon belül megvalósuló mobilitásokra épül. Hallgatói és oktatói mobilitás, valamint speciális kurzus az elfogadott hálózatok keretein belül, a fogadó intézmény fogadási keretének erejéig valósítható meg. A küldő intézmény által kiírt pályázati felhívásnak megfelelően a lehetséges ösztöndíjasok kiválasztását a hálózat helyi koordinátora végzi.

2 Hálózaton kívüli, freemover mobilitások
Ha a hallgató, vagy oktató a saját intézményében nem talál megfelelő CEEPUS hálózatot, akkor freemover-ként lehetősége van bekapcsolódni a programba, amennyiben a hálózatok nem használták fel a rendelkezésükre álló kereteiket. Freemover pályázat beadására így kizárólag a második szemeszterben van lehetőség.

Az eredetileg nem tervezett mobilitások (hálózaton belüli várólistások, speciális kurzusok, freemoverek) hónapkereten felüli igénye más hálózatok által fel nem használt hónapkeretből fedezhetők. A második pályázati határidő (november 15.) után a hálózatok által elnyert, de fel nem használt hónapokat a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda összegzi, és azon hálózatok között osztja szét, amelyek a tavaszi szemeszterben további mobilitások lebonyolításához, vagy speciális kurzusok (nyári egyetem, intenzív kurzus, hallgatói kirándulás) szervezéséhez arra igényt tartanak.
Azok a hálózatok, amelyek nem használták fel az eredetileg elnyert hónapkereteiket, az újraosztás után a maradvány felhasználására már nem jogosultak. A maradvány hónapok szétosztásáról a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda az igények figyelembevételével saját hatáskörében dönt.
A hónapkeretek újraosztása minden év decemberében történik meg.

A hallgatói és oktatói mobilitási ösztöndíj elnyerésének feltételei:

• A pályázó saját állampolgárságával megegyező országba nem utazhat CEEPUS támogatással.
• A kiutazás tanéven belül egyszer meghosszabbítható, de összesen nem haladhatja meg a 10 hónapot.
• A kiutazás tanéven belül egyszer meghosszabbítható, de összesen nem haladhatja meg a 10 hónapot.
  Az utazás időpontjának módosítására a küldő- és fogadóintézménnyel, valamint a fogadó ország Nemzeti CEEPUS Irodájával való egyeztetés alapján van lehetőség, de ez kizárólag az eredetileg megpályázott tanéven belül engedélyezhető.
• Hallgatók esetében ismételt CEEPUS kiutazásra csak akkor kerülhet sor, ha az különösen indokolt, és ha a küldő intézmény a megfelelő indoklást a pályázat továbbításakor megküldi a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Irodának, és az Iroda az indoklást jóváhagyja.
• PhD hallgatók és oktatók esetében elfogadható többszöri kiutazás, azonban a CEEPUS Miniszteri Bizottság 2004. március 13-i varsói ülésen hozott döntése értelmében a kirívóan gyakori kiutazások esetében a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda indoklást kérhet a pályázótól, valamint a küldő hálózat koordinátorától/partnerétől, ami alapján megvizsgálja a pályázat támogathatóságát, illetve az indoklást a Központi CEEPUS Iroda felé továbbítja.

Hallgatói mobilitás

A hallgatói mobilitás célja:

• normál szakos képzésben-,
• nyári egyetemen, intenzív kurzuson-,
• hallgatói szakmai kiránduláson való részvétel,
• labormunka,
• szakmai gyakorlat,
• szakdolgozat készítés.

A megpályázható időszak:

• Normál szakos képzés esetén: 
  - Alapképzéses hallgatók:
  ajánlottan 1  szemeszter, vagy trimeszter, de minimum 3 hónap, maximum 10 hónap
  - Posztgraduális hallgatók / PhD hallgatók / diplomamunkán dolgozó alapképzéses hallgatók:
  minimum 1 hónap, maximum 10 hónap (Alapképzéseseknél a diplomamunka készítését a pályázatban jelezni kell!)

Technikai minimum 1 hónap esetén 21 napos tartózkodás, több hónap esetén az utolsó hónap lehet 16 napos.
Amennyiben a vendéghallgató nem teljesíti a fentiekben előírt minimális tartózkodási időt, az ösztöndíja visszafizetendő!

• Nem szakos program esetén:
  - nyári egyetem: minimum 10 nap;
  - intenzív nyelvi vagy szakmai kurzus: minimum 10 nap;
  - hallgatói szakmai kirándulás: minimum 2-3 nap.

Az ösztöndíj elnyerésének általános feltételei:

• 2 lezárt félév a kiutazásig,
• legfeljebb 35 éves kor,
• CEEPUS országbeli állampolgárság,
• az adott hálózat intézményi koordinátorának vagy hálózati koordinátorának/ partnerének támogatása.

A fentiekben felsorolt feltételeken túl a küldő intézmény további kritériumokat is megfogalmazhat, melyekről bővebb információ az intézmény pályázati kiírásában olvasható, illetve a koordinátortól kérhető.

Az ösztöndíj mértéke:

Az ösztöndíjat a kiutazó a fogadó országtól kapja, melynek mértéke ennek megfelelően változó. Az aktuális tanévre érvényes ösztöndíjakról bővebben a Központi CEEPUS Iroda honlapján (www.ceepus.info) tájékozódhat, az egyes nemzeti CEEPUS irodák linkjeire kattintva.
A CEEPUS keretében utazóknak nem kell tandíjat fizetniük.

Oktatói mobilitás

Az oktatói mobilitás célja:

• elsősorban oktatási tevékenység, melyhez társulhat kutatás, konferencián való részvétel, de ez kizárólagos cél nem lehet
• 5 munkanap alatt minimum 6 tanítási óra megtartása kötelező. A "Joint Program" keretében közös diploma program kidolgozása céljával utazó oktatók esetén kötelező tanítási óraszám 5 munkanap alatt minimum 4 órára változik.

A megpályázható időszak:

Az oktatói kiutazás időtartama minimum 5 munkanap (technikailag 1 hónap), maximum 10 hónap. Amennyiben a vendégoktató nem teljesíti az előbbiekben előírt minimális tartózkodási időt és/vagy kötelező tanítási óraszámot, az ösztöndíja visszafizetendő!

Az ösztöndíj elnyerésének feltételei:

• egyetemi vagy főiskolai tanári állás (tanársegéd, adjunktus, docens, stb.),
• CEEPUS országbeli állampolgárság (ez alól kivételt jelentenek a CEEPUS hálózatok működésében részt vevő vendégoktatók, akik állampolgárságuktól függetlenül részt vehetnek az oktatói mobilitásban),
• az adott hálózat intézményi koordinátorának vagy hálózati koordinátorának/ partnerének támogatása,
• az oktatói mobilitás esetében nincs korhatár.

Az ösztöndíj mértéke:

Az ösztöndíjat a kiutazó a fogadó országtól kapja, melynek mértéke ennek megfelelően változó. Az aktuális tanévre érvényes ösztöndíjakról bővebben a Központi CEEPUS Iroda honlapján (www.ceepus.info) tájékozódhat, az egyes nemzeti CEEPUS irodák linkjeire kattintva.

Egyéni mobilitási pályázatok beadásának módja:
A pályázatokat on-line rendszerben kell feltölteni a Központi CEEPUS Iroda honlapjára (www.ceepus.info), melynek lépései a következők:

1) Regisztráció

• A képernyő jobb felső sarkában a "login/register" linkre kattintva lehet az információs oldalról átjelentkezni a regisztrációs felületre.
• A lap alján található "Click here to register" linken kell bejelentkezniük a hallgatóknak, illetve oktatóknak, és egy 2 oldalból álló adatlapot (személyes és intézményi adatokkal) kitölteniük, ahol meg kell adni a későbbiekben használni kívánt felhasználónevet és jelszót, majd el kell küldeni a regisztrációt.
• A regisztráció során megadott e-mail címre a rendszer válaszul küld egy linket, amire rákattintva lehet érvényesíteni a regisztrációt.  
  FONTOS:
  Egyéni mobilitási pályázat benyújtása esetén a network / mobility / IRO / PPU deputy választási lehetőségek közül kizárólag a mobility-t szabad kiválasztani, egyéb esetben a regisztrációt a CEEPUS Magyarországi Iroda kénytelen elutasítani!
• A megfelelő státusz kiválasztása után a rendszer automatikusan belépteti a pályázót a jelentkezési lap kitöltéséhez. Legközelebbi alkalommal a regisztráció során megadott felhasználónévvel és jelszóval lehet bejelentkezni a pályázat feltöltéséhez, illetve nyertes pályázat esetén az ösztöndíjas periódus lezárását követően a "mobility report" kitöltéséhez.
  FONTOS:
  Azon oktatóknak, akik hálózati pályáztok kapcsán már egyszer regisztráltatták magukat, nem kell újból bejelentkezniük! Nekik annyi a teendőjük, hogy bejelentkeznek a korábban kapott felhasználónevükkel és jelszavukkal és kiválasztják a "register for mobility" opciót.
  Amennyiben a koordinátor feltölt egyéni mobilitási pályázatot is, automatikusan a mobilitási felhasználói felület marad aktív. A hálózati, illetve az egyéni mobilitási felhasználói felület között a jobb felső sarokban található "Mobility" illetve "Network" gombbal lehet váltani.

2) A pályázat elkészítése

• A felhasználónévvel és jelszóval bejelentkezve ki kell választani az aktuális tanévet, ahol a pályázat feltölthető (küldő ország, küldő egyetem, hálózatszám kiválasztása után lehet a pályázat tartalmi részét kitölteni- base data, personal data, address, denomination, motivation, education, knowledge of languages).
• Freemover pályázatok esetén a bejelentkezés után a honlapon elérhető alábbi két dokumentumot kell kitöltve, beszkennelt  formában feltölteni a pályázat mellé:
  FREEMOVER LETTER OF ACCEPTANCE host institution students
  FREEMOVER LETTER OF RECOMMENDATION home institution students
  Ezen dokumentumok hiányában a freemover pályázatok elutasításra kerülnek!
  
• A feltöltött pályázatokat a rendszer automatikusan tárolja, de következő lépésként a küldő intézmény koordinátorához a "check & submit" gomb segítségével továbbítani kell a jelentkezéseket. A rendszer mindaddig nem engedi továbbítani a pályázatot, míg abban hibát érzékel, ezért sikertelen továbbítás esetén hibaüzenetek segítenek a jelentkezőnek abban, hogy hol kell keresni a problémát.
• A pályázat (és freemoverek esetében a csatolandó dokumentumok) elkészítésének a nyelve: angol

ONLINE SUPPORT: A központi iroda honlapján online segítségnyújtó szolgáltatás működik (angol és német nyelven). Kérjük, hogy technikai problémáikkal  ezt a szolgáltaltást vegyék igénybe!

3) A jelentkezési lap elküldésével a pályázó feladata egyelőre lezárult. A pályázat ezután a további lépcsőkön megy keresztül:

- küldő intézmény CEEPUS koordinátora
Jóváhagyás esetén:
- küldő ország Nemzeti CEEPUS Irodája
Jóváhagyás esetén:
- fogadó intézmény CEEPUS koordinátora
Jóváhagyás esetén:
- fogadó ország Nemzeti CEEPUS Irodája - végső döntés a pályázatról

A felsorolt szintek mindegyikén lehetőség van a pályázat elfogadására és továbbítására, a pályázat várólistára helyezésére, vagy a pályázat elutasítására. A jelentkezés elfogadása esetén a fogadó ország Nemzeti CEEPUS Irodája e-mailben és postai úton egyaránt kiértesíti a pályázót az ösztöndíj elnyeréséről, és az ösztöndíjas további teendőiről, a külföldi tartózkodással kapcsolatos egyéb részletekről.

4) Az ösztöndíjas periódus lezárta után

A hazautazást követő 2 héten belül a volt ösztöndíjasnak kötelezően be kell számolnia az ösztöndíjas időszakról a "Letter of Confirmation" és a "Mobility Report" formanyomtatványokkal, melyeket az intézményi CEEPUS koordinátornak kell leadniuk.

A támogatás kifizetésének feltételeiről bővebb felvilágosítás az intézményi koordinátoroktól kérhető.
Változás: A 2007/2008-as tanévtől az útiköltség támogatás rendszere megszűnik, az ösztöndíjasoknak tehát maguknak kell állni a kiutazással kapcsolatos költségeket.

Információk a Magyarországra érkező ösztöndíjasoknak

A támogatás a CEEPUS program esetében olyan ösztöndíjat jelent, amely tartalmazza a Magyarországra érkezőknek szánt szállás-hozzájárulást, de nem fedezi az utazási költségeket. A beutazók biztosítását Magyarország és a CEEPUS országok (Albánia kivételével!) között szociálpolitikai egyezmények biztosítják, melynek keretében a sürgősségi ellátás ingyenes a beérkező CEEPUS ösztöndíjasok részére. Ha a beérkező ösztöndíjas kiegészítő egészségbiztosítást szeretne kötni, azt saját forrásból kell fedeznie. Albániából érkezők esetén ajánlott beutazás előtt teljes körű egészségbiztosítás megkötése, mivel szociálpolitikai egyezmény hiányában a sürgősségi ellátás is térítésköteles!

A CEEPUS II Egyezmény szabályozásával összhangban a CEEPUS program keretén belül a magyar fogadóintézmények a beérkező hallgatóknak és oktatóknak az alábbiak szerint teljesítenek kifizetéseket:

A programban részt vevő oktatóknak 5 munkanap alatt legalább 6 tanítási óra megtartása kötelező a fogadó intézményben (10 munkanap esetén ez 12 órára nő). A "Joint program" keretében, vagyis közös diploma program kidolgozása céljával utazó oktatók esetén a kötelező tanítási óraszám 5 munkanap alatt minimum 4 órára (10 munkanap esetén 8 órára) változik.

A pályázatok elfogadásakor minden beérkező oktató automatikusan "T" státuszba kerül. Amennyiben a vendégoktató 5-9 munkanap közti időszakot tölt el a fogadó intézményben, mely alatt 6 tanítási órát tart, abban az esetben az eredeti "T" státusznak megfelelően 80.000 Ft CEEPUS támogatás illeti meg. Amennyiben azonban legalább 10 munkanapot tölt el a fogadó intézményben, mely alatt teljesíti a kötelezően előírt 12 tanítási órát, a "T2" státusz szerint megilleti őt a 110.000 Ft-os ösztöndíj. Mindkét esetben a tartózkodás technikailag 1 hónapnak minősül.

Az ösztöndíjas tartózkodás egyéb részleteivel kapcsolatban további információ az intézményi CEEPUS koordinátoroktól, vagy a hálózat magyar koordinátorától kérhető.